Зачем бизнесу нужен электронный документооборот?

Переход компании на электронный документооборот предусматривает необходимость применения такого сервиса, как СЭД. Это система электронного документооборота, которая используется для обмена электронными документами внутри компании, а также с налоговыми органами и контрагентами.

Возможности современных СЭД

Сегодня СЭД используются для решения самых разных задач. Во-первых, они нужны для создания и оправки документов с компьютера. С их помощью электронный документ можно создать с нуля или выгрузить из учетной системы. К тому же СЭД обязательно проверит все электронные документы перед их отправкой. За счет этого нивелируются ошибки в документах. Поэтому контрагенты или налоговые органы обязательно примут полученную документацию.

Во-вторых, СЭД используются для хранения документа на серверах в ЦОДах. Благодаря этому, исключается возможность потери важных данных. В-третьих, они необходимы для распределения входящей документации. Возможности данных систем позволяют назначить отдел, который будет получать документацию от конкретного контрагента.

СЭД также необходимы для согласования внутрикорпоративных документов. Они используются для отправки документации на подпись конкретному сотруднику или всему отделу. При этом получатель узнает о получении документов в уведомлении на электронной почте. Еще одной задачей СЭД является обмен документацией между различными операторами электронного документооборота.

Данные системы необходимы и для отправки документации в различные государственные органы. Наконец, они могут использоваться для автоматической сверки взаиморасчетов. Такие возможности существенно упрощают работу, в первую очередь, бухгалтеров компании. Благодаря наличию этого сервиса, им не придется вручную сравнивать сотни финансовых операций. Система сделает все автоматически. В ее обязанности входит формирование акта сверки, сравнение полученных сведений и подготовка отчета по выявленным расхождениям.

Критерии выбора системы электронного документооборота

Перед тем, как выбрать СЭД, стоит посетить сайт налоговой инспекции. Здесь доступна информация обо всех аккредитованных операторах электронного документооборота. В целом все доступные операторы имеют минимум отличий. Разница может заключаться в скорости обслуживания и помощи, которую они оказывают в процессе интеграции электронного документооборота в бизнес.

Также стоит знать, что наличие других операторов у контрагентов не является проблемой. Важно убедиться в том, чтобы он был указан в реестре аккредитованных операторов. Также важно, чтобы этот оператор обеспечивал безопасность передаваемых данных.

Самые оперативные новости экономики на нашем Telegram канале

Читайте также