Несмотря на диджитализацию многих бизнес-процессов, совсем отказаться от бумажных носителей пока не получается. Компаниям приходится распечатывать тонны бухгалтерской документации, налоговых отчетов и других документов. Делать это удобно на многофункциональных аппаратах, совмещающих функции принтера, копировального устройства, сканера. О том, что нужно учитывать решая какое купить МФУ, расскажут эксперты компании «Копи-Консалтинг».
Выбирая между струйными и лазерными моделями большинство компаний предпочитают лазерные МФУ. У них выше производительность. А вот лазерные МФУ выбирают те, кому нужно распечатывать много графических материалов, в том числе фотографий. Что касается формата бумажных носителей, то львиную долю рынка МФУ занимает А4. Работающие с форматом А3 устройства востребованы в рекламных агентствах, архитектурных бюро.
Почему важна производительность
Компании серьезно различаются количеством бумажных носителей, которые необходимо распечатывать в месяц или в единицу времени. Поскольку чем больше МФУ может ежемесячно распечатать (сделать копии) тем выше его стоимость, нужно подсчитать какой бумажный документооборот в подразделении, для которого приобретается устройство. Сделать это можно вручную, записывая каждую копию, или с помощью специальных программ. В компании «Копи-Консалтинг» при проведении аудитов печати используют программное обеспечение.
Полученную потребность в распечатках (копиях) увеличивают на 10-20%. Это необходимо чтобы был запас на случай авральных работ и необходимости печатать документов больше чем обычно. Брать технику с большим запасом производительности не выгодно, поскольку она дороже и не будет вырабатывать свой ресурс.
На что еще обращать внимание
МФУ различаются по способу подключения. Самые простые устройства можно только соединить кабелем с компьютером или ноутбуком. Модели «посерьезнее» имеют функции подключения USB, соединения по Wi-Fi.
При выборе МФУ нужно обращать внимание на:
- Разрешение печати (600 и 1200 точек на дюйм дают хорошее качество)
- Наличие режима черновой печати, при которой экономится тонер
- Время прогрева до выхода первого отпечатка
- Наличие дуплексного режима, в котором аппарат сам печатает с двух сторон листа
Чем больше у МФУ функций, тем с одной стороны проще с ним работать, но тем больше он стоит. Найти «золотую середину» помогут в компании «Копи-Консалтинг», где кроме аудита занимаются аутсорсингом печати, поставкой и сервисным обслуживанием многофункциональных печатающих устройств.
Иллюстрация к статье: